Ta strona używa ciasteczek ("cookies"). Korzystanie z serwisu bez zmiany ustawień Twojej przeglądarki oznacza, że będą one umieszczane w Twoim urządzeniu.  Dowiedz się więcej tutaj.
Wpisy w blogu oznaczone tagiem "poradnik community managera"
Procesy w IBM Connections
2014-06-27
Użytkownicy IBM Connections wykorzystujący komponent Działania (Activities) często zwracają się z pytaniami o możliwość zaimplementowania, choćby prostego, procesowego sposobu pracy. Oto pomysł na rozwiązanie tego problemu.

Założenia:


A. Funkcjonalność wymagana

1. Działanie procesowe powinno mieć możliwość definiowania kroków (etapów, statusów) przez ktore będzie kolejno przechodzić i zapisu tej definicji jako szablonu dla kolejnych działań.
2. Działanie procesowe powinno mieć swojego właściela (właściciela procesu).
3. Każdy etap działania powinien mieć swojego właściciela/właścicieli - osobę/ osoby odpowiedzialne za realizację czynności w ramach danego etapu.
4. Aktualny status działania powinien być widoczny po jego otwarciu wraz z etapami poprzednimmi i następnymi.
5. Właściciel etapu powinien mieć możliwość zakończenia etapu, za który jest odpowiedzialny (zmiany statusu działania).

B. Funkcjonalność pożądana ("nice to have")

6. System powinien udostępniać listę działań procesowych z informacją na temat aktualnego statusu bez konieczności otwierania działań.
7. System powinien umożliwiać filtrowanie listy działań wg ich statusu.

Rozwiązanie:


Tworzymy nowe działanie w ramach wybranej społeczności.
Przykład:
Działanie o nazwie "Ofertowanie" w społeczności "Dział Handlowy".
Następnie określamy osoby biorące udział w procesie (opcja Członkowie).
Właściciele działania procesowego powinni mieć przypisany dostęp na poziomie Właściciel. Pozostałym osobom przypisujemy prawa na poziomie Autor. Definicję procesu zaczynamy od utworzenia listy czynności do wykonania określających poszczególne statusy (czynności statusowe), przez które przechodzić ma działanie.
Przykład:
[0] Zapytanie ofertowe
[1] Przygotowanie oferty
[2] Zatwierdzenie oferty
[3] Wysłanie oferty

W kolejnym kroku dodajemy sekcje odpowiadające poszczególnym statusom.
Przykład:
Zapytanie ofertowe
Przygotowanie oferty
Zatwierdzenie oferty
Wysłanie oferty

W ramach poszczególnych sekcji tworzymy czynności do wykonania, które są wymagane na danym etapie.
Przykład:
W sekcji "Zapytanie ofertowe" dodajemy czynności:
Zarejestrować zapytanie w systemie CRM
Wprowadzić wymagany termin złożenia oferty (tu najlepiej dodać pole niestandardowe typu data aby umożliwić wprowadzenie terminu).

Po wprowadzeniu wszystkich czynności można przypisać osoby odpowiedzialne.
Przykład:
Dla czynności statusowej [0] Zapytanie ofertowe wprowadzamy osobę "Jan Kowalski" i tą samą osobę wprowadzamy jako odpowiedzialną za wszystkie czynności do wykonania w sekcji "Zapytanie ofertowe".
W ten sposób określamy właścicieli etapów (włascicieli samego procesu wprowadziliśmy już w opcji Członkowie).

Oto przykładowe działanie procesowe


Gotowe działanie możemy przekształcić w szablon korzystając z opcji "Czynności dotyczące działania / Kopiuj jako nowy szablon". Tak przygotowaliśmy schemat procesu. Korzystając z zapisanego szablonu można uruchamiać następnie poszczególne działania (np. oferty).

No dobrze ale jak sterować przepływem działania przez poszczególne etapy?
Otóż po uruchomieniu działania u góry formularza działania wyświetlona jest lista etapów w ramach procesu (czynności statusowe) . Zakończenie prac na danym etapie polega na oznaczeniu czynności statusowej np. "[0] Zapytanie ofertowe" jako wykonanej. Warunkiem zmiany statusu powinno być jednak zrealizowanie wszystkich czynności przypisanych do właściciela etapu i zgrupowanych w sekcji "Zapytanie ofertowe". Pamiętajmy, że system nie kontroluje tego w żaden sposób.
Aktualnym statusem działania jest pierwsza niewykonana czynność statusowa.

Aktualny status działania procesowego


W wyżej opisany sposób, korzystając jedynie ze standardowej funkcjonalności IBM Connections, spełniliśmy podstawowe założenia (funkcjonalność wymagana) naszego mini projektu. Gdybyśmy jednak chcieli pójść dalej i zaoferować użytkownikom listę działań z widocznym statusem bez konieczności ich otwierania lub mozliwość filtrowania listy działań statusowych musimy posłużyć się specjalnym widgetem oferowanym przez Epacta SI - Statusy działań (opracowany dla IBM Domino w technologii XPages).

Widget Statusy działań w społeczności opracowany przez Epacta SI


Filtrowanie w widgecie Statusy działań


Wynik filtrowania w widgecie Statusy działań


Instalacja widgetu jest szybka i prosta. Pamiętajmy jednak, że widget działa na serwerze IBM Domino i wymaga skonfigurowanego web SSO pomiędzy serwerami Domino i Connections.
Zainteresowanych zapraszamy do kontaktu z naszym biurem handlowym.
Tagi:
Komentarze (0)
IBM Connections - poradnik Community Managera. Szablony działań mają także swoje prawa...dostępu.
2013-11-27
Jednym z częściej wykorzystywanych komponentów IBM Connections są Działania (Activities).
Mogą one pomagać w zarządzaniu własnymi zadaniami ("to do") ale właściwie wykorzystane usprawniają także organizację przedsięwzięć (projektów) składających się z wielu etapów i czynności do wykonania, w które zaangażowana jest grupa osób.

Działania w górnym menu IBM Connections


Wyobraźmy sobie na przykład, że zostaliśmy włączeni do grupy osób odpowiedzialnych za zorganizowanie dorocznej konferencji partnerów handlowych firmy.
Profesjonalna realizacja takiego zadania wcale nie jest łatwa i prosta. Mamy przecież cały szereg problemów, które należy rozwiązać: począwszy od wyboru lokalizacji, przygotowania listy uczestników, opracowania szczegółowej agendy aż do dystrybucji zaproszeń.
Korzystając z możliwości IBM Connections (działanie podzielone na sekcje, wpisy i czynności do wykonania) możemy zaplanować realizację naszego projektu.
Załóżmy, że schemat takich działań został opracowany, a profesjonalnie przygotowana konferencja zakończyła się sukcesem.
Wiemy od szefa, że skoro tak świetnie się spisaliśmy, to możemy liczyć na podobne zadanie za rok...
I tu skorzystałbym z możliwości zapisania działania jako szablonu, co pozwoli mi na późniejsze wykorzystanie już zdobytych doświadczeń. Na podstawie zapisanego szablonu można bowiem błyskawicznie uruchomić nowe działanie, którego definicja jest już gotowa (nawet łącznie z listą osób współpracujących, jeśli tylko chcemy).

Oto ekran prezentującego przykładową listę dostępnych szablonów:


No dobrze - ale co jeśli ktoś inny chciałby skorzystać z moich doświadczeń? Czy może skorzystać z mojego szablonu działania? To zależy. To zależy od praw dostępu określonych w definicji szablonu.
Trzeba tu wiedzieć, że szablony działań (podobnie zresztą jak same działania) mogą mieć wskazany jeden z trzech dostępnych poziomów praw dostępu:
- prywatny - taki szablon widoczny jest tylko dla członków przypisanych do niego
- publiczny (tylko do odczytu) - szablon widoczny jest dla każdego bez możliwości edycji
- publiczny - widoczny dla każdego łącznie z prawem do edycji
Uwaga: domyślnie zaznaczony jest poziom prywatny.

Jeśli zatem zapisalibyśmy po prostu nasze działanie jako szablon (bez żadnych zmian) to nikt inny poza osobami wskazanymi jako członkowie szablonu nie będzie mógł go wykorzystać, bo go po prostu nie zobaczy. Dopiero po edycji i zmianie domyślnego (prywatnego) poziomu na którykolwiek z pozostałych udostępnimy go innym użytkownikom.
Niestety - producent nieszczęśliwie umiejscowił opcję zmiany poziomu dostępu w szablonie (w działaniu również). Znajduje się ona u dołu ekranu w widoku "Członkowie" i łatwo ją po prostu przeoczyć...

Opcja zmiany poziomu dostępu do szablonu


Opcja zmiany poziomu dostępu do szablonu c.d.



Dzielmy się wiedzą licząc, że inni zrobią to samo!

A.S.
Tagi:
Komentarze (2)
IBM Connections - poradnik Community Managera. Wiki - osadzanie obrazów / zdjęć.
2013-10-31

Ważnym komponentem IBM Connections są obszary wiki. Można je wykorzystać w organizacji na wiele sposobów zarówno jako komponenty samodzielne jak i będące elementem społeczności. Oto tylko dwa przykłady:
- baza wiedzy (np. katalog produktów, informacje techniczne na temat produktów)
- środowisko do zespołowej pracy z dokumentami (np. budowa agendy spotkania, dokumentacja projektu).

W pracy z obszarami wiki często wykorzystuje się ilustracje lub zdjęcia (obrazy), które są osadzane w treści strony.


Edycja strony wiki z zaznaczoną ikoną wstawiania obrazów


Okno dialogowe wstawiania obrazu - plik zewnętrzny


Okno dialogowe wstawiania obrazu - załącznik strony wiki


W IBM Connections redaktor wiki może skorzystać z plików graficznych, które są:
- dołączone do strony wiki jako załączniki
- dodane do plików społeczności lub folderu współdzielonego ze społecznością
- dodane do komponentu Galeria Multimediów społeczności lub
- przechowywane poza systemem IBM Connections.

Każdy z tych sposobów pracy ma swoje wady i zalety, z których warto sobie zdawać sprawę przed rozpoczęciem edycji.

Sposób 1 - załączniki w Wiki


Zdjęcia w opisany sposób dodaje się pojedynczo. Nie ma możliwości wskazania jednorazowo wielu plików tak jak to ma miejsce w module Pliki. Usunięcie zdjęcia z treści dokumentu nie powoduje automatycznego usunięcia pliku z załączników strony wiki. Trzeba to zrobić oddzielnie.

Sposób 2 - pliki społeczności


W tym rozwiązaniu można jednorazowo dodawać wiele plików co z jednej strony skraca czasochłonność, ale z drugiej strony więcej czasu trzeba poświęcić na samo wstawianie zdjęć do wiki bowiem każdorazowo należy skopiować adres URL konkretnej wersji pliku zdjęcia. Prace można sobie ułatwić otwierając komponent Pliki w oddzielnym oknie przeglądarki i przełączać okna po skopiowaniu URL obrazka.
Po dodaniu nowej wersji pliku zdjęcia w komponencie Pliki społeczności (lub folderze współdzielonym ze społecznością) samo zdjęcie osadzone w dokumencie wiki nie zmieni się.
Uwaga: każde wyświetlenie strony z tak osadzonymi zdjęciami będzie odnotowane we właściwościach każdego pliku (zakładka "Informacje o tym pliku") jako pobranie.
Może to skutkować jednak wolniejszym ładowaniem się obrazków na stronie.

Sposób 3 - pliki w Galerii Multimediów społeczności


Należy pamiętać, że usuniecie źródłowego zasobu z galerii spowoduje, że zdjęcie / obrazek nie wyświetli się na stronie wiki. Podobny błąd wystąpi gdy plik źródłowy zostanie zastąpiony innym (opcja "Zastąp" w Galerii Multimediów).
Zaletą takiego rozwiązania jest możliwość osadzania miniatur zdjęć automatycznie generowanych przez komponent Galerii Multimediów. W tym celu należy wykorzystać adres URL miniatury, a nie zdjęcia źródłowego, które także jest dostępne w galerii.
Niestety pliki do Galerii Multimediów można dodawać tylko pojedynczo.
W przypadku osadzania na stronie wiki miniatur z galerii wyświetlenie strony nie będzie odnotowane we właściwościach pliku źródłowego. Jeśli jednak osadzony zostanie obrazek odwołujący się do pliku źródłowego w galerii (nie miniatury) statystyka pobierania pliku (zakłada "Informacje o tym pliku") będzie aktualizowana.

Sposób 4 - pliki zewnętrzne


W takim rozwiązaniu właściciel obszaru wiki nie ma kontroli nad zasobami plików graficznych (oczywiście poza przypadkiem gdy zarządza zewnętrznym źródłem tychże).
Pliki graficzne osadzone w ten sposób w wiki nie są w żaden sposób przechowywane w IBM Connections. Po otwarciu strony system po prostu wyświetla zasób przechowywany pod wprowadzonym adresem URL. Należy tym samym pamiętać, że po usunięciu pliku źródłowego zdjęcie nie zostanie wyświetlone. Podobna sytuacja będzie miała miejsce gdy użytkownik otwierający wiki nie ma uprawnień do systemu, w którym przechowywane są pliki źródłowe.
W tej opcji obrazy można osadzać w wiki wykorzystując opcję "Wstawianie / edycja obrazu" w edytorze lub poprzez wklejenie obrazka skopiowanego do schowka z zewnętrznej strony WWW.
 

A.S.  

Tagi:
Komentarze (0)
IBM Connections - poradnik Community Managera. Jak sprawić aby ważne informacje dotarły do użytkownika? Strona startowa.
2013-10-23

IBM Connections jest systemem społecznościowym dla przedsiębiorstw.
Oznacza to, że użytkownicy biznesowi, którzy wdrożyli to rozwiązanie otrzymali możliwość wykorzystania wybranych funkcjonalności spotykanych dotychczas w internetowych serwisach społecznościowych dla użytkowników indywidualnych do usprawnienia współpracy w ramach swojej organizacji.
Takimi społecznościowymi elementami są w Connections m.in. społeczności, obszary wiki, fora dyskusyjne ale także możliwość śledzenia i  rekomendacji ("lubię to").
Przymiotnik "społecznościowy" oznacza także, że użytkownik ma całkowitą swobodę w wyborze treści, którą jest zainteresowany.
Sam komponuje własną stronę główną (widżety), sam decyduje, do jakich społeczności dołącza, jakie treści śledzi etc.
Warto zdawać sobie sprawę z tego, że takie podejście ma określone konsekwencje i może być źródłem problemów.

Spójrzmy na konkretny przykład:
Zarząd firmy wymaga aby informacja na temat wejścia w życie nowych zarządzeń i ich zmian docierała do wszystkich pracowników.

W organizacji, w której podstawowym narzędziem komunikacji jest poczta elektroniczna (email) problem rozwiązuje się poprzez wysłanie powiadomienia do wszystkich pracowników (przy założeniu, że każdy pracownik posiada swój firmowy adres email oczywiście).
Inna opcja to po prostu publikacja odpowiedniego komunikatu na stronie startowej intranetu.
Pozostaje jeszcze trzecie "analogowe" rozwiązanie - wykorzystanie zwykłej tablicy ogłoszeń firmowych (w większości firm, które znam ciągle funkcjonuje).

Co jednak w przypadku gdy nasz intranet jest intranetem społecznościowym działającym na platformie IBM Connections?
Pamiętajmy, że nie ma tu jednej centralnej, statycznej strony głównej prezentującej te same treści dla każdego użytkownika. To on sam decyduje o tym co jest dla niego interesujące.
Jak mieć pewność, że ważne informacje zarządu dotarły do niego?

Można oczywiście zawsze wysłać komunikat za pomocą poczty elektronicznej. To jednak sposób, który nie wykorzystuje funkcji społecznościowych platformy.

Wydawałoby się, że rozwiązaniem jest utworzenie w IBM Connections specjalnej społeczności (np. "Prace Zarządu") i dodanie do członków społeczności wcześniej utworzonej grupy (w Active Directory lub Domino Directory w zależności od architektury środowiska), do której dodano wszystkich pracowników firmy. Wtedy treści w niej publikowane byłyby dostępne dla całej organizacji. Jako narzędzia można w tym celu użyć funkcjonalności Blogu lub po prostu Aktualizacji Statusów.
Jest jednak jeden podstawowy problem - bycie członkiem jakiejś społeczności nie oznacza, że treści w niej publikowane pojawią się w widoku "Śledzę" na stronie głównej Connections. Aby tak się stało konieczne jest włączenie przez użytkownika opcji "Śledzę". Tego jednak nie da się w prosty sposób wymusić. Zatem zabrnęliśmy w ślepą uliczkę? Niekoniecznie.

Na podstawie doświadczeń i potrzeb naszych klientów opracowaliśmy dedykowaną, zintegrowaną z IBM Connections, aplikację działającą na platformie IBM Domino (z zastosowaniem XPages), która może pełnić rolę strony startowej (nie mylić z komponentem Strona Główna) dla IBM Connections.
Administrator, w konfiguracji aplikacji, definiuje jakie treści (z jakich komponentów Connections) są prezentowane na stronie startowej. Ustawiając np. Aktualizacje Statusów ze społeczności "Prace Zarządu" jako źródło danych powodujemy, że każdy użytkownik po zalogowaniu się do IBM Connections widzi np. komunikaty zarządu.
Oczywiście na stronie startowej można umieścić wiele sekcji i każda z nich może prezentować informacje pochodzące z innego komponentu IBM Connections.


Oto przykład kompozycji strony startowej dla IBM Connections przy wykorzystaniu naszej aplikacji


A.S.

Tagi:
Komentarze (0)
IBM Connections - poradnik Community Managera. Prawo do tworzenia społeczności - strategie.
2013-10-21

Społeczności rozumiane jako wirtualne środowiska pracy grupy osób powiązanych ze sobą podobnymi obowiązkami, kompetencjami, funkcjami, osób pracujących w tym samym dziale lub lokalizacji czy wreszcie mających podobne zainteresowania, są kluczowym elementem systemu IBM Connections.

To właśnie dzięki funkcjonalności społeczności organizacja wdrażająca wspomnianą platformę może odblokować (uwolnić) potencjał innowacji czy kreatywności pracowników.

W IBM Connections domyślnie każdy użytkownik może tworzyć społeczności, których automatycznie staje się właścicielem. Warto jednak zastanowić się czy taka strategia jest korzystna z punktu widzenia organizacji.

Argumentami przemawiającymi za takim podejściem są m.in.:

  • szybki rozwój środowiska mierzony np. ilością społeczności
  • szybki wzrost zasobów informacyjnych (treści) dostępnych na platformie
  • szybsza adopcja narzędzia w organizacji
  • likwidacja "silosów informacyjnych"
  • powstawanie nowych połączeń informacyjnych

Wśród wad można wymienić:

  • niższą jakość informacji
  • możliwość powielania się informacji (np. wiele społeczności zogniskowanych wokół tego samego tematu)
  • chaos informacyjny (trudno zidentyfikować źródła informacji o wysokiej jakości)

W IBM Connections administrator może jednak ograniczyć prawo do tworzenia nowych społeczności do grupy wybranych osób. I tu również możemy wymienić wady i zalety takiego podejścia.

Zalety to:

  • uniknięcie chaosu informacyjnego
  • zapewnienie wyższej jakości informacji
  • lepsze planowanie struktury źródeł informacji

Wadami są natomiast:

  • powielenie "starego podejścia" do zasobów informacyjnych i komunikacji (kontrola) zniechęcającego użytkowników do nowej platformy
  • niewykorzystanie w pełni korzyści oferowanych przez funkcje społecznościowe narzędzia.

Jak widać każde z dwóch podejść niesie ze sobą określone konsekwencje i trudno jednoznacznie określić którekolwiek z nich lepszym dla organizacji.

Niemniej jednak na bazie dotychczasowych doświadczeń wydaje się, że ograniczenie prawa do tworzenia społeczności niesie ze sobą mniejsze ryzyko porażki projektu.
W dłuższym okresie korzyści płynące z odblokowania innowacyjności i kreatywności pracowników mogą zostać przytłumione negatywnymi konsekwencjami powodowanymi przez chaos informacyjny i niską jakość informacji. Po początkowym okresie gwałtownego wzrostu liczby społeczności i zainteresowania użytkowników mogą wystąpić problemy z identyfikacją wiarygodnych zasobów informacyjnych. Także wysiłek redaktorów (właścicieli społeczności) może zostać zmarnowany w sytuacji kiedy działa wiele społeczności powielających te same informacje. Z jednej strony nastąpi zatem stopniowy odwrót czytelników od platformy, a z drugiej stracą motywację sami redaktorzy.

Z kolei ograniczenie prawa do tworzenia społeczności do osób, które tradycyjnie występują wysoko w hierarchii organizacyjnej (tendencja) może przyczynić się do odbioru narzędzia przez pracowników jako nowego wcielenia "klasycznego" intranetu (kadra zarządzająca informuje - pracownicy czytają).

Stąd też wydaje się, że najlepszą strategią jest zdefiniowanie grupy osób, którym początkowo przydzielone zostanie prawo tworzenia społeczności, a następnie stopniowe i systematyczne jej rozszerzanie o kolejne osoby - liderów zidentyfikowanych przez ich aktywność na platformie. Ważne jest aby do pierwotnej grupy "wybrańców" włączyć osoby spośród pracowników niższego szczebla cieszące się autorytetem z racji ich doświadczenia (eksperci), osiągnięć (liderzy) lub aktywności nieformalnej (animatorzy). Samo prawo do tworzenia własnych społeczności może być w takim podejściu traktowane jako element motywujący. Warto zastanowić się jak taki, powstały niejako przy okazji wdrożenia, system motywujący zorganizować i wykorzystać mając na uwadze następne kilka lat.

 

A.S.
Tagi:
Komentarze (0)