Jednym z częściej wykorzystywanych komponentów IBM Connections są Działania
(Activities).
Mogą one pomagać w zarządzaniu własnymi zadaniami ("to do") ale właściwie
wykorzystane usprawniają także organizację przedsięwzięć (projektów)
składających się z wielu etapów i czynności do wykonania, w które zaangażowana
jest grupa osób.
Działania w górnym menu IBM Connections
Wyobraźmy sobie na przykład, że zostaliśmy włączeni do grupy osób
odpowiedzialnych za zorganizowanie dorocznej konferencji partnerów handlowych
firmy.
Profesjonalna realizacja takiego zadania wcale nie jest łatwa i prosta. Mamy
przecież cały szereg problemów, które należy rozwiązać: począwszy od wyboru
lokalizacji, przygotowania listy uczestników, opracowania szczegółowej agendy
aż do dystrybucji zaproszeń.
Korzystając z możliwości IBM Connections (działanie podzielone na sekcje, wpisy
i czynności do wykonania) możemy zaplanować realizację naszego projektu.
Załóżmy, że schemat takich działań został opracowany, a profesjonalnie
przygotowana konferencja zakończyła się sukcesem.
Wiemy od szefa, że skoro tak świetnie się spisaliśmy, to możemy liczyć na
podobne zadanie za rok...
I tu skorzystałbym z możliwości zapisania działania jako szablonu, co pozwoli
mi na późniejsze wykorzystanie już zdobytych doświadczeń. Na podstawie
zapisanego szablonu można bowiem błyskawicznie uruchomić nowe działanie,
którego definicja jest już gotowa (nawet łącznie z listą osób współpracujących,
jeśli tylko chcemy).
Oto ekran prezentującego przykładową listę dostępnych
szablonów:
No dobrze - ale co jeśli ktoś inny chciałby skorzystać z moich doświadczeń? Czy
może skorzystać z mojego szablonu działania?
To zależy. To zależy od praw dostępu określonych w definicji szablonu.
Trzeba tu wiedzieć, że szablony działań (podobnie zresztą jak same działania)
mogą mieć wskazany jeden z trzech dostępnych poziomów praw dostępu:
-
prywatny - taki szablon widoczny
jest tylko dla członków przypisanych do niego
-
publiczny (tylko do odczytu) -
szablon widoczny jest dla każdego bez możliwości edycji
-
publiczny - widoczny dla każdego
łącznie z prawem do edycji
Uwaga:
domyślnie zaznaczony jest poziom prywatny.
Jeśli zatem zapisalibyśmy po prostu nasze działanie jako szablon (bez żadnych
zmian) to nikt inny poza osobami wskazanymi jako członkowie szablonu nie będzie
mógł go wykorzystać, bo go po prostu nie zobaczy.
Dopiero po edycji i zmianie domyślnego (prywatnego) poziomu na którykolwiek z
pozostałych udostępnimy go innym użytkownikom.
Niestety - producent nieszczęśliwie umiejscowił opcję zmiany poziomu dostępu w
szablonie (w działaniu również). Znajduje się ona u dołu ekranu w widoku
"Członkowie" i łatwo ją po prostu przeoczyć...
Opcja zmiany poziomu dostępu do szablonu
Opcja zmiany poziomu dostępu do szablonu c.d.
Dzielmy się wiedzą licząc, że inni zrobią to samo!
A.S.