Użytkownicy IBM Connections wykorzystujący komponent Działania (Activities)
często zwracają się z pytaniami o możliwość zaimplementowania, choćby prostego,
procesowego sposobu pracy.
Oto pomysł na rozwiązanie tego problemu.
A. Funkcjonalność wymagana
1. Działanie procesowe powinno mieć możliwość definiowania kroków (etapów,
statusów) przez ktore będzie kolejno przechodzić i zapisu tej definicji jako
szablonu dla kolejnych działań.
2. Działanie procesowe powinno mieć swojego właściela (właściciela procesu).
3. Każdy etap działania powinien mieć swojego właściciela/właścicieli - osobę/
osoby odpowiedzialne za realizację czynności w ramach danego etapu.
4. Aktualny status działania powinien być widoczny po jego otwarciu wraz z
etapami poprzednimmi i następnymi.
5. Właściciel etapu powinien mieć możliwość zakończenia etapu, za który jest
odpowiedzialny (zmiany statusu działania).
B. Funkcjonalność pożądana ("nice to have")
6. System powinien udostępniać listę działań procesowych z informacją na temat
aktualnego statusu bez konieczności otwierania działań.
7. System powinien umożliwiać filtrowanie listy działań wg ich statusu.
Tworzymy nowe działanie w ramach wybranej społeczności.
Przykład:
Działanie o nazwie "Ofertowanie" w społeczności "Dział Handlowy".
Następnie określamy osoby biorące udział w procesie (opcja Członkowie).
Właściciele działania procesowego powinni mieć przypisany dostęp na poziomie
Właściciel. Pozostałym osobom przypisujemy prawa na poziomie Autor.
Definicję procesu zaczynamy od utworzenia listy czynności do wykonania
określających poszczególne statusy (czynności statusowe), przez które
przechodzić ma działanie.
Przykład:
[0] Zapytanie ofertowe
[1] Przygotowanie oferty
[2] Zatwierdzenie oferty
[3] Wysłanie oferty
W kolejnym kroku dodajemy sekcje odpowiadające poszczególnym statusom.
Przykład:
Zapytanie ofertowe
Przygotowanie oferty
Zatwierdzenie oferty
Wysłanie oferty
W ramach poszczególnych sekcji tworzymy czynności do wykonania, które są
wymagane na danym etapie.
Przykład:
W sekcji "Zapytanie ofertowe" dodajemy czynności:
Zarejestrować zapytanie w systemie CRM
Wprowadzić wymagany termin złożenia oferty (tu najlepiej dodać pole
niestandardowe typu data aby umożliwić wprowadzenie terminu).
Po wprowadzeniu wszystkich czynności można przypisać osoby odpowiedzialne.
Przykład:
Dla czynności statusowej [0] Zapytanie ofertowe wprowadzamy osobę "Jan
Kowalski" i tą samą osobę wprowadzamy jako odpowiedzialną za wszystkie
czynności do wykonania w sekcji "Zapytanie ofertowe".
W ten sposób określamy właścicieli etapów (włascicieli samego procesu
wprowadziliśmy już w opcji Członkowie).
Oto przykładowe działanie procesowe
Gotowe działanie możemy przekształcić w szablon korzystając z opcji "Czynności
dotyczące działania / Kopiuj jako nowy szablon".
Tak przygotowaliśmy schemat procesu. Korzystając z zapisanego szablonu można
uruchamiać następnie poszczególne działania (np. oferty).
No dobrze ale jak sterować przepływem działania przez poszczególne etapy?
Otóż po uruchomieniu działania u góry formularza działania wyświetlona jest
lista etapów w ramach procesu (czynności statusowe) . Zakończenie prac na danym
etapie polega na oznaczeniu czynności statusowej np. "[0] Zapytanie ofertowe"
jako wykonanej. Warunkiem zmiany statusu powinno być jednak zrealizowanie
wszystkich czynności przypisanych do właściciela etapu i zgrupowanych w sekcji
"Zapytanie ofertowe". Pamiętajmy, że system nie kontroluje tego w żaden sposób.
Aktualnym statusem działania jest pierwsza niewykonana czynność statusowa.
Aktualny status działania procesowego
W wyżej opisany sposób, korzystając jedynie ze standardowej funkcjonalności IBM
Connections, spełniliśmy podstawowe założenia (funkcjonalność wymagana) naszego
mini projektu.
Gdybyśmy jednak chcieli pójść dalej i zaoferować użytkownikom listę działań z
widocznym statusem bez konieczności ich otwierania lub mozliwość filtrowania
listy działań statusowych musimy posłużyć się specjalnym widgetem oferowanym
przez Epacta SI - Statusy działań (opracowany dla IBM Domino w technologii
XPages).
Widget Statusy działań w społeczności opracowany
przez Epacta SI
Filtrowanie w widgecie Statusy działań
Wynik filtrowania w widgecie Statusy działań
Instalacja widgetu jest szybka i prosta. Pamiętajmy jednak, że widget działa na
serwerze IBM Domino i wymaga skonfigurowanego web SSO pomiędzy serwerami Domino
i Connections.
Zainteresowanych zapraszamy do kontaktu z naszym biurem handlowym.